10.5 - Gestion des utilisateurs: passage d'une année scolaire à l'autre
Un article de Serveur.
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Introduction
Nous gérons les utilisateurs de notre serveur à l'aide d'une "[moulinette http://www.responsable.info/?page_id=65]". Cet outil nous permet la gestion des utilisateurs, des mots de passe et la configuration des utilisateurs de notre serveur. Elle tourne sous File Maker Pro et n'est disponible que pour les membres de l'association responsable.info.Elle fait le lien entre LAGAPES, la base de donnée officielle de gestion des élèves dans le canton de Vaud et nos utilisateurs sur le serveur.
Le pas-à-pas qui accompagne cette moulinette explique comment gérer et introduire des utilisateurs sur le serveur pour la première fois. Le passage d'une année à l'autre; à savoir la suppression des comptes des élèves qui ont quitté l'établissement et l'introduction des nouveaux élèves, n'est pas documenté. Cette page est donc destinée à cela.
Ce pas-à-pas présuppose que le serveur possède déjà une base d'utilisateurs, configurés selon le pas-à-pas de la moulinette, à savoir avec des noms d'utilisateurs sous la forme prenomnom. C'est cette base qui va être mise à jour.
Mise à jour des utilisateurs de la moulinette
ATTENTION! Contrairement à ce qui est indiqué dans le pas-à-pas de la moulinette, il ne faut pas laisser la moulinette gérer les userID ! Ne cliquer donc sous aucun prétexte sur Générer les UserID ! La moulinette souffre d'un bug qui fait que le même userID peut être attribué à plusieurs utilisateurs. Il vaut donc mieux gérer les userID depuis Passenger.
Le principe le plus simple pour une mise à jour des utilisateurs serait de supprimer l'ensemble des fiches de la moulinette et d'importer un nouveau fichier xls avec les utilisateurs actuels. Malheureusement, dans ce cas, tous les utilisateurs perdraient leur mot de passe. Sachant que la moulinette gère aussi les comptes Educanet2 (ndr: il s'agit des adresses email officielles de l'école vaudoise) des élèves, ceux-ci se retrouveraient avec plusieurs mot de passe, au lieu d'un seul. Avec les problèmes de confusion que cela implique.
Exports LAGAPES
- Pour commencer, FAITES UNE COPIE DE LA MOULINETTE ET DE SES FICHIERS ET ARCHIVEZ-LA!.
- Afin de mettre à jour la moulinette, il faut faire un export LAGAPES des élèves et des enseignants. Ces deux fichiers seront idéalement au format CSV (texte séparé par une virgule). Les informations à exporter sont (selon dénomination Lagapès):
Nom, Prénom, ClasseCourante, MaîtreClasseCourant, IDElève et LieuEnsCourant (correspondent aux champs Nom, Prénom, Classe, Maître de classe, ID, Bâtiment)
- Concaténer ces deux fichiers dans un document Excel. Ce dernier doit ainsi obligatoirement posséder les rubriques suivantes: Nom, Prénom, Classe, Maître de classe, ID, Bâtiment
Note: l'ID correspond à l'identifiant LAGAPES (unique) pour chaque élève ou maître. Cet ID est obligatoire, car c'est sur lui que va s'appuyer la moulinette pour la mise-à-jour. Dans le cas où la gestion par bâtiments n'est pas nécessaire, laisser cette colonne vide.
Le fichier Excel n'a pas besoin d'en-tête ni d'être classé par ordre alphabétique. Importer donc le fichier élèves, puis à sa suite, le fichier maître.
Dans certains cas, des problèmes de gestion d'accents peuvent apparaître. Dans ce cas, changer l'encodage des fichiers CSV, et l'encoder en Occidental (Mac OS Roman).
- Le fichier Excel ainsi créé doit être enregistré à la racine du dossier Moulinette" et doit impérativement porter le nom maj.xls.
Mise à jour de la moulinette
- Ouvrir la moulinette.
- Cliquer sur le bouton Mise à jour
- Cliquer sur Suite.
- La moulinette rappelle alors ce qu'elle va faire et le format du fichier maj.xls.
- Lorsque l'on clique sur OK, la base de donnée se met à jour. C'est irréversible!
- La moulinette confirme enfin la mise à jour.
- Comparer ensuite le nombre de ligne de votre fichier Excel maj.xls avec le nombre de fiches indiquées par la moulinette. Ce nombre devrait être le même.
La moulinette souffrant de quelques bugs, il est fort probable que le nombre de fiches indiquées soit supérieur au nombre de lignes du fichier maj.xls. Il ne devrait pas contre pas être inférieur (sauf en cas de baisse des effectifs des enseignants et des élèves).
Nombre de fiches trop élevé
- Si le nombre de fiche est trop élevé, il va falloir nettoyer la base de donnée
- Commencer par cliquer sur Rechercher doublons.
- Supprimer chaque fiche à double.
- Si le nombre reste supérieur, vérifier que les fiches des élèves ayant quittés l'école (par exemple les 9ème de l'année passée) sont bien supprimées. Si ce n'est pas le cas, les supprimer.
- Si le nombre est encore trop élevé, il faut comparer le fichier maj.xls et les fiches de la moulinette et chercher les erreurs manuellement.
La procédure est particulièrement laborieuse. Mais cela est nécessaire pour pouvoir utiliser la moulinette. Si on désire se passer de la moulinette, on peut importer le fichier maj.xls directement dans Passenger. Mais dans ce cas on doit se passer des possibilités de gestion des utilisateurs de la moulinette, des exports Educanet2, et des impressions de fiches.
Import des données des utilisateurs
- Nous allons importer dans Passenger les données suivantes: prénom, nom, classe, mot de passe, nom d'utilisateur (username), nom court (shortname), adresse email, groupe, commentaires. Ces données sont au format texte tabulé.
- Note: nous avons choisi de générer les mots de passe, noms d'utilisateurs et shortnames directement au niveau de la moulinette, afin d'éviter de devoir y réimporter ces données, une fois passée par Passenger. Contrairement au pas-à-pas de la moulinette, nous générerons les ID d'utilisateurs (user ID) dans Passenger. En effet, nous avons parfois constaté des problèmes avec cette fonction dans la moulinette. Enfin, les accents sont particulièrement mal gérés par Passenger. Nos données ont ainsi été purgées des accents.
- Structure des données dans la moulinette:
- Dans Passenger, cliquer sur Import.
- Choisir le format de ses données. Dans notre cas: Tab.
- Choisir son fichier et valider. Dans le cas de la moulinette, il s'appelle ExportPassenger.tab.
- Il va maintenant falloir associer nos données (colonne de droite, avec comme exemple la première ligne de notre import) Avec les différents champs disponibles dans Mac OSX Server (à gauche). Il faut saisir les champs correspondant dans la colonne Available Fields et les glisser dans la colonne Importing Fields, dans l'ordre où apparaissent nos données importées.
- Cliquer sur Import.
- Les données sont maintenant dans Passenger, comme on peut le voir en cliquant sur Edit Data.... Il vaut toujours mieux passer en revue les données avant d'aller plus loin, afin de s'assurer que l'import se soit bien passé. Juste en-dessus du bouton Edit Data, on peut voir le nombre de lignes importées. A comparer aussi à ses données initiales.
- Cliquer sur Setup.... Comme nous n'avons pas créé nos User ID avec la moulinette, vérifier que la case Create User ID soit bien cochée. Pour notre part, nous commençons habituellement la numérotation des User ID à 1500. Valider.
- Entrer deux fois le mot de passe admin du serveur.
- Cliquer sur Preview... afin de contrôler les données qui seront exportées.
- On constate que la colonne User ID a été créée. Fermer la fenêtre de preview.
- Vérifier que soit sélectionné OS X Server Users: et cliquer sur Export.
Sauvegarde de la base LDAP du serveur
- Avant de mettre le serveur à jour, il est conseillé de faire une sauvegarde de la base LDAP. Cela se passe dans Admin Server.
- Sélectionner Open Directory dans la colonne de droite.
- Cliquer sur Archives.
- A la rubrique Archiver dans:, cliquer sur choisir et sélectionner l'endroit (sur le serveur) où y sauvegarder la base.
- Cliquer sur Archiver.
- Entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe pour l'archive. Conseil: inscrire les identifiants admin du serveur.
Importation des utilisateurs dans Gestionnaire de groupe de travail
Suppression des anciens utilisateur
- Il faut commencer par supprimer tous les anciens utilisateurs dans le Gestionnaire de groupes de travail. Nous referons les liens entre les comptes d'utilisateurs et leurs home directories par la suite.
- Lancer le Gestionnaire de groupe de travail et se connecter en diradmin.
- Cliquer sur le premier utilisateur, puis, tout en appuyant sur pomme (cmd), cliquer sur le dernier utilisateur. Ainsi, tous les utilisateurs sont sélectionnés.
- Appuyer sur la touche Effacer.
ATTENTION! Ne pas supprimer le ou les utilisateurs admin, ainsi qu'éventuellement les utilisateurs de test.
Importation
- Lancer le Gestionnaire de groupe de travail et se connecter en diradmin.
- Importer les utilisateurs en choisissant Importer... dans le menu Serveur.
- Sélectionner alors votre export Passenger et cliquer sur Importer
- Si vous faites cette opération depuis un poste client, l'importation peut prendre du temps, en fonction du nombre d'utilisateurs et de votre connexion.
- Nous avons maintenant nos utilisateurs.
Attribution des groupes
- Nous devons maintenant attribuer le groupe eleve aux élèves et le groupe maitre aux enseignants. La moulinette a exporté cette information, enregistrée par Passenger dans le champ mots-clé. Cela va nous servir à trier les utilisateurs.
- Cliquer sur la loupe dans le champ de recherche du Gestionnaire de groupe de travail.
- Choisir l'option Le mot-clé contient.
- Entrer eleve. Tous les élèves sont alors sélectionnés (328 utilisateurs).
- Sélectionner un élève, puis tous les sélectionner en faisant un pomme-a.
- Cliquer sur l'onglet Groupes.
- Cliquer sur le + pour ouvrir la liste des groupes, sélectionner le groupe eleve et le glisser dans le champ Nom. Enfin, enregistrer.
- Répéter la même manipulation pour attribuer le groupe Maitre aux enseignants.
Et la suite?
La suite se trouve sur le pas-à-pas de migration du serveur.
